سیستم حضور و غیاب 

حضور و غیاب در دنیای امروز به یکی از اساسی‌ترین ارکان سازمان‌ها و شرکت‌ها و هر کسب و کار  تبدیل شده است. که با قابلیت های نرم افزاری امکان کنترل نیروی انسانی و کارمندان را برای کارفرمایان فراهم میکند. بطوریکه مدیران و کارفرمایان همواره به دنبال راهی برای ثبت دقیق ورود و خروج کارمندان خود هستند. تا با آن‌ها دچار مشکل و تعارض نشوند. هم‌چنین در تلاش هستند، تا هزینه‌های سربار سازمان را کاهش دهند . مدیریت بهتری در این امور داشته باشند.

دستگاه حضور وغیاب چیست؟

دستگاه حضور و غیاب شامل یک سیستم فیزیکی و کامپیوتری است .که امکان ثبت زمان ورود و خروج پرسنل به یک سازمان یا اداره را فراهم می‌کند. این دستگاه به شکلی طراحی شده است که ابتدا اطلاعات پرسنل در حافظه آن ذخیره می‌شود، سپس در روزها و دفعات بعدی، پس از اسکن اطلاعات در حال تردد و کارکنان، این اطلاعات با یکدیگر مقایسه می‌شود و امکان شناسایی و احراز هویت فرد فراهم می‌شود.

کاربرد دستگاه حضور و غیاب در سازمانها چیست ؟

دستگاه حضور و غیاب یا ساعت زنی دستگاهی است که برای ثبت ورود و خروج کارمندان در یک محیط کاری به کار میرود تا با توجه به کارکرد هر یک از پرسنل مدیران بتوانند حقوق و دستمزد پرداخت کنند.سیستم‌های حضور و غیاب می‌توانند نقش مکملی و مهمی در مدیریت کارکنان داشته باشند.  ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارمندان و ارائه گزارشات روزانه مربوط به عملکرد هر یک از پرسنل،امر مهمی است. که به مدیریت بهتر و کارآمد مدیران هر سازمان بزرگ یا کسب و کار کوچک کمک زیادی می‌کند.

دستگاه های حضور و غیاب با رشد روز افزون تکنولوژی و بهره‌گیری از جدیدترین فناوری‌های روز دنیا، به شما این امکان را می‌دهند. تا از این تکنولوژی برای ثبت احراز هویت کاربران خود استفاده نمایید.

‎‎‌دستگاه های حضور و غیاب از چه روشهایی برای احراز هویت پرسنل استفاده می کنند؟

• استفاده از تکنولوژی تشخیص چهره و کف دست
• استفاده از تکنولوژی اثر انگشت
• استفاده از تکنولوژی کارت‌های RFID

با استفاده از این سیستم‌ها می‌توانید ماموریت‌ها و مرخصی‌های روزانه و ساعتی هر یک از کارکنان خود را، به صورت کامل و دقیق ثبت کنید . همچنین به فرآیند ورود و خروج و تعویض شیفت پرسنل خود نظارت کامل و دقیق داشته باشید .

به طور کلی به کارگیری دستگاه حضور و غیاب باعث ایجاد اعتماد بیش‌تری بین کارفرمایان و پرسنل می‌شوند و به افزایش راندمان کاری در سازمان‌ها و مجموعه‌ها نیز کمک زیادی می‌کنند.

مزایایی استفاده از سیستم حضور و غیاب :

از دستگاه حضور و غیاب به منظور کنترل و نظارت بر رفت و آمد کاربران و همچنین زیر نظر گرفتن عملکرد و حضور آن ها در محل کار استفاده می شود. اما این تنها مزیت و کاربرد این دستگاه نیست. بلکه استفاده از دستگاه تردد مزایای مهم دیگری نیز دارد که به شرح زیر است:

امکان محاسبه کردن حقوق و دستمزد کارمندان:

همان طور که در پاراگراف بالا نیز ذکر شد، با استفاده از این دستگاه اطلاعات مربوط به زمان ورود و خروج کارمندان در سیستم ثبت شده و در نرم افزار مربوط به آن ذخیره می شود. علاوه بر این، به راحتی می توان این نرم افزار را به سایر نرم افزارهای حقوق و دستمزد، یا سایر نرم افزارهای دیگر متصل کرد. سپس با استفاده از آن به صورت دقیق تر حقوق و دستمزد کارمندان و پرسنل را محاسبه نمود. بنابراین می توان گفت که مهم ترین مزیت استفاده از این دستگاه این است که باعث کاهش و صرفه جویی نیاز و هزینه های مربوط به نیروی انسانی می شود. امکان نگه داری کردن آرشیو کامل ورود و خروج کارمندان: با استفاده از نرم افزار و دستگاه تردد کلیه اطلاعات مربوط به زمان حضور و رفت و آمد پرسنل در پایگاه داده مرکزی ثبت و ذخیره می شود. به همین دلیل حتی پس از گذشت چند سال هم می توانید به این آرشیو دسترسی داشته باشید و آن را بررسی کنید. این کار از تضعیف شدن حقوق پرسنل و کمک ها یا اقداماتی که برای سازمان یا شرکت انجام داده اند، جلوگیری می کند.

جلوگیری از خطاهای انسانی:

در صورتی که مانند گذشته و با استفاده از روش های سنتی و دفتری بخواهید اطلاعات مربوط به ورود و خروج را ثبت کنید، باعث بروز خطاهای انسانی می شود. بنابراین نمی توان به صورت دقیق تر به امور محاسبه حقوق و دستمزد آن ها رسیدگی کرد. در صورتی که با استفاده از دستگاه کنترل تردد این مشکلات به حداقل و حتی صفر می رسد و از بروز خطاهای انسانی می توان جلوگیری نمود. امکان تهیه کردن گزارشات لازم و مدیریتی در کم ترین زمان: یکی دیگر از مهم ترین مزایای استفاده از نرم افزار و دستگاه ثبت تردد، این است که با استفاده از آن حجم تعداد زیادی از اطلاعات سازمانی را برای گزارش گیری به دست آورد. سپس از این اطلاعات برای تصمیم گیری های آتی و بر اساس عملکرد کارمندان و نحوه حضور آن ها و رسیدگی به وظایفشان استفاده کرد.

کنترل ورود و خروج کارمندان و پرسنل:

یکی از مهم ترین مزایای استفاده از دستگاه کنترل تردد یا حضور و غیاب این است که می توان به صورت دقیق و منظم رفت و آمد پرسنل و کارمندان را بررسی و کنترل کرد. در واقع با توجه به این که با استفاده از این دستگاه می توان به صورت منظم ساعت ورود و خروج پرسنل در آن ثبت می شود، می توان از نظم و عملکرد کارمندان اطمینان حاصل کرد. علاوه بر این، کارمندان نیز تلاش می کنند که به موقع در محل کار حاضر شده و پس از مدتی باعث ایجاد نظم در محل کار و سازمان می شود. بدین صورت کارمندان نمی توانند دیر آمدگی یا عدم حضور در محل کار را توجیه کنند. کنترل و محاسبه کردن اضافه کار و کسری کار: با استفاده از دستگاه کنترل تردد، می توان کلیه ترددها را به صورت دقیق ثبت و در آن نگهداری کرد. به همین دلیل می توان میزان کسر کار و اضافه کاری را به راحتی و بدون خطا و اشتباه محاسبه و کنترل کرد.

نرم افزار دستگاه حضور و غیاب :

دستگاه کنترل تردد به تنهایی قادر به محاسبه تردد کارکنان نیست و صرفا جهت ثبت اطلاعات تردد پرسنل بکار می رود. به همین دلیل استفاده از نرم افزار حضور و غیاب به عنوان یک برنامه محاسباتی جهت پردازش اطلاعات دستگاه تردد الزامی است. در حقیقت نرم افزار کنترل تردد اطلاعات ورودی از دستگاه را جمع آوری کرده و با استفاده از دیتابیس ها موجود در خود اطلاعات فردی هر شخص را به صورت جداگانه ثبت و ضبط می کند. از این اطلاعات جهت محسابه حقوق و دستمزد، مرخصی ها، ماموریت ها و غیره استفاده می شود. شرکت مهندسی پریس علاوه بر خدمات سخت افزاری و امنیتی، خدمات نرم افزاری نوینی را در راستای بهبود امنیت و بهره وری سازمانی به انواع شرکت های بزرگ و کوچک ارائه می دهد.

نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب :

همان طور که در پاراگراف های قبل به صورت مفصل انواع دستگاه ها و عملکرد آن ها بررسی شد، نحوه کار و استفاده از دستگاه های مختلف حضور و غیاب متفاوت خواهد بود. چون کاربرد هر دستگاه و تجهیزات کاربردی برای هر کدام از دستگاه ها با یک دیگر متفاوت است. بنابراین برای تعریف بهتر نحوه کار با دستگاه می توان گفت که در هر کدام از دستگاه ها از جمله دستگاه کارتی، اثر انگشت، تشخیص چهره و … ابتدا اطلاعات شخصی مربوط به هر پرسنل در حافظه دستگاه مورد نظر ذخیره و ثبت می شود. سپس بر اساس نوع دستگاه یک کارت به هر فرد اختصاص داده می شود. همچنین در دستگاه های دیگر که شامل اثر انگشت، تشخیص چهره یا کف دست است، ابتدا الگوی مربوط به هر پرسنل توسط اسکنر اسکن شده و در حافظه آن ذخیره می شود. پس از آن اطلاعات هر کاربر همزمان با الگوهای مربوط به هر پرسنل ذخیره و ثبت می شود و به اصطلاح به هر فرد اختصاص داده می شود. بنابراین هر پرسنل زمان احراز هویت کردن و استفاده از دستگاه اطلاعاتش همان زمان با اطلاعات فرد مطابقت داده شده و سپس احراز هویت انجام می شود.

گروه مهندسی پریس این افتخار را دارد که تمامی مدل های دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب متطابق با هر بودجه و تکنولوژی های مختلف در اختیار شما عزیزان قرار می دهد.